Xindao is een gerenommeerde leverancier van promotionele artikelen en relatiegeschenken sinds 1986. Wij zijn een Nederlands bedrijf dat zich bezighoudt met ontwerp, marketing en distributie van promotionele producten die de identiteit van bedrijven en personen communiceren en waarbij altijd het onderscheidend vermogen als uitgangspunt dient. Wij beschikken over kantoren in Zweden, Duitsland, Engeland, Frankrijk, Italië, Spanje, de Verenigde Staten, Hong Kong en Shanghai. Onze sterke aanwezigheid in China en onze eigen ontwerpstudio maken het mogelijk om voorop te lopen in de ontwikkelingen van onze branche

Xindao is ambitieus, jong van geest en creatief! Deze eigenschappen zijn terug te vinden in de persoonlijkheden van de mensen die voor ons werken.
Wil jij werken in een succesvol en groeiend bedrijf?

Voor ons hoofdkantoor in Rijswijk zijn wij op zoek naar een enthousiaste:
Office Manager
Startdatum: z.s.m.
Voor 32-40 uren per week
ter vervanging van (langdurige) afwezigheid

Als Office Manager ben je de spil binnen een internationale organisatie en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het kantoor, inclusief de receptie. Je hebt zowel een coördinerende als een uitvoerende functie. Wij zoeken iemand die flexibel, oplossingsgericht, besluitvaardig en nauwkeurig is. Je kunt goed overzicht bewaren en snel schakelen in een dynamische omgeving. Je denkt in oplossingen en hebt talent voor het ontwikkelen en verbeteren van facilitaire aangelegenheden (denk o.a. aan receptie, onderhoud kantoorruimte incl. reparaties, schoonmaak, verbeteringen van werkprocessen, contact met de eigenaar van het gebouw, alarm / beveiliging en groenvoorziening). Verder zal je de jaarlijks terugkerende meetings en personeelsuitjes organiseren, vluchten en hotels boeken en faciliteer je leaseauto’s volgens duurzaamheidsbeleid.

Jij hebt een ‘’hands-on’’ mentaliteit, stelt je proactief op en kan zelfstandig aan de slag. Daarnaast vind je het leuk om je dienstverlenend op te stellen en om het aanspreekpunt te zijn voor medewerkers.

De hoofdtaken zijn:
• Verzorgen en onderhouden kantoorruimtes
• Reisbeheer en boekingen voor medewerkers binnen en buiten Nederland
• Leaseauto's faciliteren
• Coördineren van de dagelijkse werking van de receptie (incl. administratie) i.s.m. de hoofd receptioniste
• Informatie voorziening aan collega's over relevante kantoorzaken (via intranet, e-mail, etc.)
• Contactpunt voor vragen met betrekking tot kantoorbeheer
• Coördineren met Sustainability Manager op kantoorprojecten
• Motiveren en aansturen eigen team (evaluaties, eindejaar gesprekken etc.)

Wij vragen:

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring in een soortgelijke functie
• Nederlands vloeiend in woord en geschrift
• Engels vloeiend in woord en geschrift
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook/Word/Excel)
• Goede communicatieve vaardigheden, je bent besluitvaardig en zelfstandig
• Zorgvuldig, oog voor detail en kwaliteitsbewust
• Accuraat en gestructureerd kunnen werken, flexibele instelling wat betreft snel opvolgende werkzaamheden

Wij bieden:
• Een zelfstandige functie met ruimte voor eigen initiatief
• Een informele en internationale werksfeer
• Een marktconform salaris
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Korting op personeelsaankopen
• Ruime parkeergelegenheid & goed bereikbaar met ov en auto

Als je interesse hebt in deze functie en je voldoet aan de eisen, stuur dan je motivatiebrief en CV naar mevr. M. Quist op emailadres: jobs@xindao.nl